ΚΩΣΤΑΣ ΣΤΑΜΚΟΣ
“M.B.O. /ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΜΕΣΩ ΣΤΟΧΩΝ – ΜΕΡΟΣ 2ο – ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ!”
Αγαπητοί φίλοι, στο σημερινό μας -δεύτερο- άρθρο για την αποτελεσματική Διοίκηση μέσω Στόχων (Management by Objectives – M.B.O.), θα αναφερθούμε στον έλεγχο των αποτελεσμάτων.
Ο έλεγχος -ως διαδικασία του management- είναι: η μέτρηση του βαθμού πραγματοποίησης των στόχων, ο καθορισμός των αποκλίσεων, η έρευνα των αιτίων που οδήγησαν σε αποκλίσεις, η λήψη μέτρων προς διόρθωση και τέλος η αναπροσαρμογή των καθορισμένων προτύπων.
Πως όμως ελέγχουμε στην πράξη; τα τέσσερα απλά και λογικά βήματα του ελέγχου είναι τα εξής: 1.προσδιορίστε το μέτρο ελέγχου, 2.μετράτε την απόδοση, 3.συγκρίνετε τα πραγματικά αποτελέσματα με τα αρχικά μέτρα που καθορίσατε στο βήμα 1 και 4.διορθώνετε ότι χρειάζεται.
Στη συνέντευξη αξιολόγησης της απόδοσης του υφισταμένου σας, δώστε προσοχή στα ακόλουθα 4 θέματα:
Α. ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ: Μεριμνήστε για να λάβει χώρα σε έναν κατάλληλο χώρο (επαρκώς απομονωμένο, με καλό φωτισμό και εξαερισμό, καθώς και την ύπαρξη καφέ και νερού ώστε να μην αποσπάται η κουβέντα σας). Επιλέξτε μεταξύ του γραφείου σας (αν επιθυμείτε να κρατήσετε μια πιο απόμακρη στάση) ή ενός τραπεζιού συνεργασίας (αν θέλετε να πλησιάσετε τον αξιολογούμενο). Προς θεού όμως δεν πρέπει να υπάρξει ανακριτικό κλίμα, καθώς θα κατέστρεφε την επικοινωνία. Και βέβαια πάντα να θυμάστε ότι συζητάτε την απόδοση και όχι την προσωπικότητα του. Τι σημαίνει αυτό; Ότι φράσεις του στυλ «είδες για να είσαι κλειστός τύπος; Την χάσαμε την πώληση!» δεν πρέπει ποτέ να βγουν από το στόμα σας…
Β. ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΞΕΡΕΥΝΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΤΥΧΙΩΝ: Ξεκινάτε τη συζήτηση, βρίσκοντας πάντοτε επιτυχίες σε ότι έχει καταφέρει, ακόμα και αν χρειαστεί να τις εφεύρετε! Η αναγνώριση των επιτυχιών είναι απαραίτητο να λάβει χώρα με την έναρξη της συζήτησης, καθώς με αυτό τον τρόπο του δίδετε ενθάρρυνση για να μιλήσει. Φροντίστε να θέτετε ανοιχτές ερωτήσεις, δίδοντας του την ευκαιρία να αναπτύξει τις απόψεις του, όπως «που πιστεύεις ότι οφείλεται το συγκεκριμένο αποτέλεσμα;» ή «κατά τη γνώμη σου τι ακόμα/παραπάνω θα μπορούσαμε να είχαμε κάνει;» ή «θεωρείς ότι θα μπορούσαμε να το είχαμε χειριστεί διαφορετικά;». Σε αυτό το σημείο ακούστε με όλη σας την προσοχή, χωρίς όμως να εκφέρετε άποψη.
Γ. ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΑΝΟΥ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ: Στη συνέχεια, αναζητήστε μαζί του εναλλακτικές λύσεις πάνω σε πιθανά προβλήματα. Συζητήστε πάνω στη βιωσιμότητα της κάθε μίας και λάβετε από κοινού απόφαση. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνετε τη συμμετοχή και τη δέσμευση του συνεργάτη σας, ενώ ο έλεγχος μετασχηματίζεται σε μια συνεχή διαδικασία βελτίωσης. Τέλος, δείτε σε ποια θέματα υπάρχει η ανάγκη επιπλέον εκπαίδευσης και μεριμνήστε σχετικά.
Δ. ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΑ: Κρατήστε αρχείο με την τελική εκτίμηση της κατάστασης και στείλτε του εγγράφως τον απολογισμό σας.
Τέλος, ας δούμε μερικές ακόμα κατευθύνσεις ελέγχου στην πράξη:
- ΕΣΕΙΣ ΕΙΣΤΕ Ο ΜΟΝΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΓΙΑ ΚΑΘΕ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΚΑΙ ΑΠΟΤΥΧΙΑ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΣΑΣ: Πάντα να θυμάστε ότι το μόνο που εκχωρήσατε στους υφισταμένους σας είναι αρμοδιότητες. Η τελική ευθύνη για ότι συμβεί (καλό ή όχι) είναι αποκλειστικά δική σας!
- ΕΧΕΤΕ ΚΑΤΑΓΕΓΡΑΜΜΕΝΑ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΣΤΟΧΟΥΣ; Η διαφορά των 2 εννοιών είναι η ακόλουθη: Πρότυπο ή standard, είναι το ελάχιστο δυνατό όριο κάτω από το οποίο η απόδοση θεωρείται ανεπαρκής και είναι κοινό για όλους τους ανθρώπους σας, ενώ ο στόχος είναι υψηλότερος και ξεχωριστός για κάθε έναν συνάδελφο σας.
- ΕΧΕΤΕ ΕΝΑ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΝΤΑΜΟΙΒΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΨΗΛΗ ΑΠΟΔΟΣΗ; Ανατρέξτε για ιδέες στο άρθρ μας με τίτλου «μη χρηματικές αμοιβές».
- ΕΠΙΠΛΗΞΤΕ ΑΝ ΧΡΕΙΑΣΤΕΙ, ΑΛΛΑ ΚΑΝΤΕ ΤΟ ΕΠΟΙΚΟΔΟΜΗΤΙΚΑ: Κατ αρχάς να θυμάστε πάντα ότι «επιβραβεύετε δημοσίως, αλλά επιπλήττετε μεμονωμένα». Η επίπληξη με εποικοδομητικό τρόπο, περιλαμβάνει φράσεις όπως «έλα να δεις πως θα μπορούσε να γίνει καλύτερα» αν το παράπτωμα είναι «μικρό» και φτάνει έως «εσύ στη θέση μου πως θα αντιδρούσες;» για ένα «βαρύ» παράπτωμα, πράγμα που αναγκάζει τον υφιστάμενο σας να δει την κατάσταση από τη δική σας σκοπιά και να πάρει θέση. Το εντυπωσιακό μάλιστα με την τελευταία φράση είναι ότι εκείνος θα ήταν αυστηρότερος με τον εαυτό του από ότι εσείς!
- ΕΠΙΚΕΝΤΡΩΘΕΙΤΕ ΣΤΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ ΚΑΙ ΟΧΙ ΣΤΟ ΑΤΟΜΟ: Η συγκεκριμένη συμβουλή, ενός μεγάλου δασκάλου, του Αντώνη Κατσαλή, πρακτικά θα διατυπωνόταν ως εξής: «η Χ ενέργεια δεν ήταν η πρέπουσα» αντί για το «δεν το έκανες όπως έπρεπε». Μικρή η διαφορά στις λέξεις που θα επιλέξετε, μεγάλη η σημασία της για τον αποδέκτη…
- ΕΠΙΤΡΕΨΤΕ ΣΤΟΥΣ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΥΣ ΣΑΣ ΝΑ ΚΑΝΟΥΝ ΛΑΘΗ: Όλοι δεν κάνουμε λάθη κάθε μέρα;
- ΔΩΣΤΕ ΤΟΥΣ ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΚΑΙ ΟΧΙ ΛΥΣΕΙΣ ΣΤΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ: Μην κάνετε τη δουλειά τους, καθώς με αυτό τον τρόπο ποτέ δεν θα προσέξουν αρκετά τις ενέργειες τους, αφού θα αφήνονται στα δικά σας χέρια. Αντί π.χ. να πείτε «έλα να σου δείξω την ηλικιακή τμηματοποίηση της αγοράς» προτιμείστε να πείτε «δοκίμασες να καλύψεις άλλες ανάγκες για τους teenagers και άλλες για τους μεσήλικες;»
- ΝΑ ΕΙΣΤΕ «ΠΑΡΩΝ», ΟΡΑΤΟΣ, ΝΑ ΦΑΙΝΕΣΘΕ, ΝΑ ΕΙΣΤΕ ΥΠΑΡΚΤΟΣ: Να θυμάστε ένα σοφό ρητό: το αφεντικό φωνάζει “πήγαινε”, ο ηγέτης λέει “πάμε!”.
Καλή σας επιτυχία!
Για οποιαδήποτε απορία ή ανάγκη διευκρίνησης, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον Κώστα Στάμκο στην διεύθυνση: k.stamkos@cityu.gr